Kolmannen osapuolen riskien hallinnan kääntöpuoli: kulttuurisi edistäminen (V osa III) | Volkov-lakiryhmä

Vaikka olen omistanut kaksi ensimmäistä viestiä hahmotellakseni kaikkia kolmannen osapuolen johtamiseen liittyviä riskejä ja organisaation yleistä kestävyyttä ja toimintaa uhkaavia uhkia, on tärkeää ottaa huomioon kolmannen osapuolen väestön hallinnan myönteinen puoli. Loppujen lopuksi suuri joukko kolmansia osapuolia edustaa organisaatiotasi, kuten agentteja, jakelijoita ja jälleenmyyjiä, markkinoilla ja ovat usein vuorovaikutuksessa yrityksen asiakkaiden kanssa.

Sen sijaan, että katsoisimme tämän tilanteen huonoja puolia, katsokaamme sen yläpuolta. Vaikka kolmannen osapuolen edustajat luovat tiettyjä oikeudellisia riskejä (esim. lahjonta, sanktiot, rahanpesu, kilpailunrajoitukset), niitä voidaan hallita edistämään yrityksesi kulttuuria, ja niiden tulee heijastaa perehdytys- ja due diligence -prosessia, joka on suunniteltu varmistamaan, että kolmannen osapuolen väestö toimii johdonmukaisesti. eettisten ja kulttuuristen vaatimusten mukaisesti. Tämä on tärkeä tilaisuus laajentaa yrityksesi kulttuuria markkinoilla.

Siksi lähtökohtana kolmannen osapuolen riskienhallinnassa on tunnistaa odotukset kolmansien osapuolien käyttäytymisestä markkinoilla. Ohjaavat periaatteet ovat tärkeä lähtökohta. Jokaisen yrityksen tulee esittää perusvaatimukset yhtälön molemmille puolille – myyntiedustajana, jakelijana tai jälleenmyyjänä sekä myyjänä tai toimittajana.

Käytännössä tämä vaatimus muuttuu tyypillisesti kahdeksi asiakirjaksi – jakelijan eettissäännöiksi ja myyjän/toimittajan toimintaohjeiksi. Eettiset säännöt määrittelevät tärkeitä periaatteita, jotka ohjaavat organisaatiosi ja näiden kolmansien osapuolten välistä suhdetta, ja sisältävät yleensä esityksiä, joihin viitataan kaupallisissa sopimussopimuksissa. Yritysten tulee tarkistaa nämä asiakirjat ja erityiset sopimukset ja ostotilauslomakkeet sisällyttääkseen niihin keskeisiä kohtia, jotka korostavat yrityksen etiikan ja kulttuurin merkitystä sekä viittauksia sopimusehtoihin.

Eettisten ja vaatimustenmukaisuusasioiden tärkeyden vahvistamiseksi yritysten tulee etsiä mahdollisuuksia edistää näitä tärkeitä ideoita. Organisaatioiden tulee varmistaa, että asianomaisille kolmansille osapuolille vaaditaan vankat koulutusohjelmia, jotta he voivat viestiä yrityksen eettisten ja noudattamissitoumusten tärkeydestä. Tätä viestiä tulisi vahvistaa asianmukaisilla kolmannen osapuolen sertifikaateilla, jotka koskevat yrityksen käytännesääntöjen ja arvojen noudattamista.

Monet yritykset järjestävät vuosittain jakelijoidensa ja myyntiedustajansa kokouksia tärkeänä tapana koordinoida liiketoimintamahdollisuuksia ja varmistaa yrityksen vaatimusten noudattaminen. Nämä ovat tärkeitä tapahtumia ja usein vahvistavat kolmansien osapuolten kaupallista ja vaatimustenmukaisuutta. Vuosittaiset kokoukset, olivatpa ne maailmanlaajuisia tai alueellisia, tuovat yhteen kolmannet osapuolet ja vahvistavat kolmansien osapuolten ja yritysten edustajien uskollisuutta ja sitoutumista. CCO:n tulee varmistaa, että he saapuvat kokoukseen ja hyödyntävät tilaisuutta järjestämällä koulutusta ja edistämällä keskustelua oikeudellisista ja säännösten noudattamisesta.

Yritysten, joilla on määritelty eettinen kulttuuri, on suunniteltava ja otettava käyttöön kolmannen osapuolen riskienhallintapolitiikkaa ja -menettelyjä, jotka edistävät niiden kulttuuria käyttöönotto-, valvonta- ja auditointiprosessin kautta. Onboard- ja due diligence -prosessi on tärkeä tilaisuus selittää ja korostaa yrityksen etiikkaa ja kulttuuria.

Ennakoivat yritykset näkevät perehdytysprosessin mahdollisuutena viestiä kolmannelle osapuolelle etiikan ja yrityskulttuurin ja arvojen tärkeydestä. Näissä yrityksissä on mahdollisuuksia selittää yrityskulttuuria, vahvistaa mahdolliselle kolmannelle osapuolelle yrityksen säännöt, erityiset kolmannen osapuolen käytännesäännöt, noudattamis- ja koulutusvelvoitteet sekä yrityksen yleinen tehtävä ja arvot. Varmistaakseen, että useampi kuin yksi kolmannen osapuolen työntekijä on alun perin tietoinen näistä tärkeistä asioista, CCO:n tulisi etsiä sertifikaatteja, allekirjoituksia ja muita mahdollisuuksia levittää laajalti alustavaa dokumentaatiota kyselylomakkeen tai muun sähköisen arkistoinnin jälkeen.

Kun perehdytysprosessi on saatu päätökseen ja sopimus on täytetty, ensimmäinen koulutustilaisuus ja perehdytys olisi toinen arvokas käytäntö, vaikka tällaiset vaatimukset voivat törmätä nopeutetun perehdyttämisen ja välittömän liikevuorovaikutuksen todellisuuteen. Mutta ei ole mitään syytä, etteivät tällaiset vuorovaikutukset voisi tapahtua samanaikaisesti tai lähekkäin koulutuksen ja orientoitumisen kanssa.

Tehokas ja vankka alkuvaiheen käyttöönottoprosessi on ratkaisevan tärkeä ensimmäisten odotusten ja seurantakäytäntöjen välittämiseksi. Kun tämä tapahtuu ja kolmas osapuoli oppii organisaation sitoutumisesta etiikkaan ja vaatimustenmukaisuuteen, positiivinen liikesuhde voidaan rakentaa.

Leave a Comment